نگهداری پول و اسناد مهم در سفر یکی از چالش‌هایی می‌باشد که همیشه افراد با آن مواجه هستند. گاو صندوق وسیله‌ای است که برای نگهداری اسناد و اموال از خطراتی مانند گم شدن، آتش سوزی یا سرقت طراحی شده است. گاوصندوق‌های هتلی جزء گاوصندوق‌های خاص و کاربردی هستند و باز شدن سریع و داشتن کلید یا رمز عبور اصلی از مهم‌ترین ویژگی‌های آنها است. معمولا این گاوصندوق‌ها در ابعاد 30 سانتیمتر در 40 سانتیمتر ساخته می‌شوند و در کمد، کنار میز، داخل دیوار یا طاقچه اتاق هتل قرار دارند. اولین ویژگی گاو صندوق هتلی این است که رمز آن با هر مسافر جدید تغییر می‌کند. مورد دیگر در برخی انواع گاوصندوق، تغییر رمز عبور هنگام باز و بسته کردن می‌باشد. گاوصندوق‌های هتلی یک رمز اصلی دارند که توسط مدیر هتل نگهداری می‌شوند. اگر مسافر رمز را فراموش کرده باشد با رمز مدیر هتل این مشکل حل خواهد شد. علاوه بر این در صورت فراموش کردن رمز، این نوع گاوصندوق‌ها به طور اضطراری باز خواهند شد.
باز کردن انواع گاو صندوق هتلی
به طور معمول در هتل‌های مختلف، چهار نوع گاو صندوق هتلی مورد استفاده قرار می‌گیرند که عبارتند از: گاو صندوق‌های کلیدی، الکترونیکی با کارت مغناطیسی، الکترونیکی با رمز عبور و بیومتریک. اگر چه گاوصندوق‌های کلیدی ارزان قیمت و ساده هستند اما امروزه کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. به دلیل اینکه نگهداری کلید ممکن است برای مسافران راحت نباشد یا آن را گم کنند. گاو صندوق‌های بیومتریک پیشرفته‌ترین نوع گاو صندوق‌های هتلی هستند که با اثر انگشت مسافر باز می‌شوند. این نوع گاوصندوق‌ها قابل اعتماد می‌باشند اما به دلیل هزینه بالا فقط در هتل‌های گرانقیمت کاربرد دارند. مورد دیگر گاو صندوق الکترونیکی است که با کارت مغناطیسی یا رمز عبور کار می‌کند. اکثر هتل‌ها این نوع گاو صندوق‌ها را برای نگهداری وسایل گرانقیمت مسافران به کار می‌برند.
هنگام استفاده از گاو صندوق هتل باید به این موضوع توجه کرد که قفل آن با احتیاط باز و بسته شود و رمز عبور آن به آرامی بر روی صفحه کلید وارد گردد. هنگام استفاده از گاوصندوق کلیدی، برای اولین بار کلید در هر دو جهت چرخانده شود تا نوع صحیح باز کردن قفل مشخص گردد. در بیشتر موارد گاوصندوق‌های کلیدی مجهز به دو قفل جداگانه هستند و کلید در هنگام باز شدن از آنها خارج نمی‌شود. برای باز و بسته کردن گاو صندوق‌هایی که دستگیره دارند، باید دستگیره به اندازه 90 درجه در جهت عقربه‌های ساعت یا خلاف جهت چرخانده شود.
رمز گاو صندوق هتلی
هنگامی که مسافر وارد اتاق می‌شود باید برای گاو صندوق هتل رمز عبور مناسب انتخاب کند. در برخی موارد رمز عبور قابل تنظیم نیست و سیستم گاوصندوق آن را تعیین می‌کند. در هر صورت به طور پیش فرض اعدادی به عنوان رمز اولیه گاوصندوق در نظر گرفته شده است و بعد از خروج مسافر تغییر رمز و بازنشانی آن به رمز اولیه بر عهده مدیر هتل می‌باشد. بهتر است مسافران هنگام استفاده از گاوصندق‌های هتل در همان ابتدا رمز عبور آن را تغییر دهند. گاوصندوق‌های الکترونیکی در هنگام ورود به اتاق باز هستند. در نوعی از گاوصندوق‌ها که رمز عبور آنها سیستمی نیست، باید بعد از زدن دکمه تغییر رمز قرمز رنگ یا (Reset) یا (Clear) رمز عبور جدید مشخص شود. مسافران می‌بایست پس از شنیدن صدای بوق یا نمایش چراغ نشانگر، رمز عبور مناسب را وارد کنند. هنگام استفاده مجدد، با رمز عبور جدید و دکمه (Open) یا (Enter) قفل گاو صندوق باز می‌شود.
مشکلات گاو صندوق
همانطور که گفته شد، هنگام استفاده از گاو صندوق هتلی رمز آن تغییر می‌کند و مسافران باید در یک دفترچه یادداشت رمز آن را به همراه داشته باشند. این امکان وجود دارد که گاوصندوق بسته شود و به رمز عبور جدید پاسخ ندهد در این مواقع از طریق تماس با مدیر هتل مشکل حل خواهد شد. علاوه بر این در صورت بروز هر نوع مشکل دیگر مانند خرابی باتری و کیبورد گاوصندوق، صداهای بوق متوالی، باز شدن اضطراری و… می‌بایست مسافران با مدیر هتل تماس بگیرند. کارکنان هتل می‌توانند با استفاده از کلید اصلی، گاو صندوق را باز کرده و مشکل آن را حل کنند.
در گاوصندوق‌های الکترونیکی اگر قفل به خوبی کار نکند یا چراغ‌های نشانگر آن به حالت چشمک‌زن قرار بگیرند، به این معنا است که نیاز به تعویض باتری دارد. همچنین در این نوع گاوصندوق‌ها اگر صدای بازشدن پخش نگردد نشان‌دهنده این است که باتری گاوصندوق ضعیف است. توصیه می‌شود که قبل از قرار دادن پول یا اسناد در گاو صندوق چندین بار عملکرد آن بررسی گردد. به عنوان مثال می‌توان با 2 یا 3 دفعه باز و بسته کردن درب آن از نحوه به کارگیری رمز عبور و عدم خرابی گاوصندوق اطمینان پیدا کرد.